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Zeit im Griff: Drei Tipps zu Zeitmanagement & Organisation

Tipps vom Köpfchen zu ZeitmanagementZeit hat man ja gefühlt immer zu wenig. Ein bisschen Optimieren kann also nicht schaden… Drei Tipps dazu gibt’s heute vom Köpfchen.

1) Die Max2-Regel:

Ihr kennt das: Viele Kleinigkeiten, jede für sich kein großes Ding, sind in der Summe dann doch aufwendig zu erledigen und werden irgendwann zum „Horror-Aufgabenberg“.

Dagegen hilft: Alles, was voraussichtlich maixmal zwei Minuten Bearbeitungszeit benötigt, erledigt Ihr sofort, wenn’s anfällt. Und das gilt übrigens nicht nur z.B. bei der Beantwortung von Mails, sondern auch bei ungeliebten Aufgaben wie Müll-Runterbringen und ähnlichem. Was erledigt ist, ist erledigt (ohne den Zeitplan durcheinanderzubringen, denn so eng, dass zwei Minuten ein Problem sind, sollte der Zeitplan eh nicht getaktet sein) und gibt Euch zudem noch ein gutes Gefühl!

2) Wochenplanung:

Ihr kennt das: Die Woche ist rum, und Ihr seid unzufrieden, weil von dem, was Ihr Euch vorgenommen habt, wieder nur ein Bruchteil erledigt ist.

Dagegen hilft: Ein realistisches Arbeitspensum im Lauf einer Woche lässt sich gut festlegen, wenn Ihr nicht einfach eine to-do-Liste habt, sondern Euch die Aufgaben und Termine mit dem benötigten Zeitaufwand in einen Wochenplan als Zeitblöcke eintragt (am PC oder auf Papier). Diesen Plan könnt Ihr bereits am Ende der Vorwoche aufstellen und im Lauf der Woche dann kontinuierlich aktualisieren. Wichtig: Nie im Voraus komplett „vollplanen“, sondern nur ca. 60% der Zeit verplanen und den Rest für Unvorhergesehenes und Kleinigkeiten freihalten.

Übrigens: Ich mache so einen Plan ganz altertümlich auf Papier (hier geht’s zu meiner Vorlage, die Ihr Euch gerne zur Nutzung runterladen dürft) und kritzle im Lauf der Woche ganz schön viel drin rum. Das Beste: Ausstreichen, was erledigt ist :-)

3) Termin mit Euch selbst:

Ihr kennt das: Für Aufgaben, die keine definierten Deadlines haben (wie Strategieplanung, Marketing u.ä.) findet Ihr irgendwie nie Zeit, weil immer Wichtigeres dazwischenkommt.

Dagegen hilft: Termin mit Euch selbst vereinbaren! Dafür solltet Ihr den benötigten Zeitaufwand realistisch abschätzen und dann einen Termin im Kalender dafür eingetragen – der dann genauso wichtig behandelt wird, als ob’s ein Kundentermin wäre. Also nicht bei der erstbesten Gelegenheit verschieben, weil was anderes wichtiger ist :-)

Viel Erfolg beim Ausprobieren und Profitieren!