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SEPA-Umstellung: So sind kleine Unternehmen betroffen

130822_sepaDer 1. Februar 2014 ist das magische Datum, zu dem die SEPA*-Umstellung wirksam wird, von der man in letzter Zeit immer wieder hört oder liest. Und mitnichten trifft sie, wie viele denken, nur Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind – es sind auch alle Unternehmen betroffen, die nur innerhalb Deutschlands aktiv sind.

Je nachdem, welche Zahlungswege, Buchhaltungs- und Softwaresysteme ein Unternehmen nutzt, ist das Ausmaß der erforderlichen Anpassungen unterschiedlich. Da ich selbst nur eine überschaubare und wenig automatisierte Buchhaltung führe, werde ich hier nicht ins Detail gehen, was z.B. Änderungen im Lastschriftverfahren angeht. Dazu finden sich am Ende des Beitrags einige nützliche Links. Mir geht es vor allem darum aufzuzeigen, in welchen Bereichen auch „wir Kleine“ konkret betroffen sind und Handlungsbedarf haben:

1) Meine Kontonummer
Die bisherige Kontonummer und Bankleitzahl werden sowohl für nationale als auch internationale Geldtransaktionen durch eine international einheitlich strukturierte Nummer, die sog. IBAN (Internation Bank Account Number) ersetzt. Zusätzlich ist bis Februar 2016 im internationalen Zahlungsverkehr der BIC (Bank Identifier Code, auch als SWIFT-Code bekannt) anzugeben. Überall, wo also Ihre Bankverbindung angegeben ist (z.B. üblicherweise auf dem Briefpapier, auch wenn die Bankverbindung hier keine Pflichtangabe ist), sollte diese ab Februar 2014 in der neuen Form zu finden sein.

Muss ich jetzt deswegen das Briefpapier neu drucken lassen? Kommt auf Ihren Anspruch an – evtl. genügt ja auch ein kleiner Aufkleber mit den neuen Daten, mit dem Sie die alten Bankdaten überkleben?

2) Meine Rechnungen: Ich will Geld von anderen
Besonders auf Ihren Rechnungen ist es ab Februar 2014 wichtig, dass die neuen Bankdaten zu finden sind, damit der Rechnungsempfänger Sie bezahlen kann. Wenn Sie Rechnungen regelmäßig auf Ihr Briefpapier drucken, dann passen Sie dieses wie unter 1) empfohlen an oder integrieren in Ihrem Rechnungsformular eine zusätzliche Fußzeile, die diese Angaben enthält und die standardmäßig mit ausgedruckt wird. Stellen Sie Rechnungen per pdf, passen Sie Ihre elektronische Vorlage mit den neuen Bankdaten an.

3) Meine Zahlungen: Ich zahle Geld an andere
Bestehende Daueraufträge werden wohl von den meisten Banken rechtzeitig automatisch umgestellt. Wer jetzt schon umstellen oder klären möchte, ob die eigene Bank automatisch umstellt, fragt am besten bei der Bank nach.

Für alle, die mit Buchhaltungsprogrammen / Zahlungssoftware arbeiten und hierüber z.B. systematisierte regelmäßige Zahlungen wie Löhne und Gehälter abwickeln, ist eine Umstellung der Bankdaten der Zahlungsempfänger in diesen Systemen unbedingt notwendig. Nicht dass Ihre Mitarbeiter auf die Barrikaden gehen, weil im Februar 2014 plötzlich das Gehalt ausbleibt. Softwarefirmen und Banken stellen für die von ihnen herausgegebene Software normalerweise entsprechende Updates zur Verfügung, die Sie als Basis für die Umstellung benötigen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Softwareanbieter bzw. Ihrer Bank.

4) Lastschrifteinzug: Ich hole mir Geld von anderen
In diesem Bereich gibt es die größten Umstellungen. Details zu den neuen Anforderungen und Abläufen finden sich in den untenstehenden Links.

Zum Abschluss meine Empfehlung: Erkundigen Sie sich schnellstmöglich bei Ihrem Steuerberater und Ihrer Bank, welche Anpassungen speziell für Sie notwendig sind und planen Sie die rechtzeitige Umsetzung – der 01. Februar 2014 ist gar nicht mehr so weit entfernt!

* SEPA = Single European Payments Area

Nützliche Links:

Deutsche Bundesbank
https://www.sepadeutschland.de/sepa-fuer-unternehmen-und-handel

gruendungszuschuss.de
http://www.gruendungszuschuss.de/unternehmerwissen/geld-steuern/news/blog/sepa-langsam-wird-es-ernst-was-ist-zu-tun.html

Lexware
http://www.lexware.de/buchhaltung-und-steuern/sepa-umstellung-viele-unternehmen-unterschaetzen-den-aufwand

Berliner Sparkasse Checkliste zur Umstellung
https://www.berliner-sparkasse.de/pdf/content/sepa/SEPA-Checkliste_Unternehmen.pdf

HINWEIS: Alle Angaben sind nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert, aber ohne Gewähr!